Principios para una satisfactoria implantación de Itcons.
1.- La información justa y necesaria
Tanto a la hora de enviar las órdenes a los operarios como al redactar los partes de estos últimos, la información que se usa debe ser clara en los detalles, aunque sin excederse. De esta manera, los trabajadores reciben en su móvil el aviso, si se es claro, lo asimilará de manera rápida y se pondrá inmediatamente a realizar su trabajo. Una vez finalizado este, al igual que en los partes de trabajo en papel, el operario rellenara desde la APP el parte con los datos previamente elegidos y con las posibles notas. Hay que tener claro que la explicación de las tareas realizadas debe ser breves y concisas haciendo que el trabajo de gestión de estas sea rápida y fácil de gestionar.
2.- Implantación gradual VS implantación de golpe
A la hora de realizar una nueva implantación muchas empresas tienen dudas en cómo realizar la implantación. Es por ello, que, como toda novedad, necesita un análisis previo, en el que te preguntes como, cuando, quien… se va a realizar la implantación. Este análisis debería de responder todas las dudas para decidirse por una u otra forma de implantación. Diseñando la estrategia de paso a uso de la aplicación. Es decir, de empezar a hacer las cosas como hemos definido, con la herramienta adaptada a nuestras necesidades. Implantación gradual Es aquella en la que la compañía va sumando usuarios a la instalación con el paso del tiempo, es decir, van añadiendo operarios al uso de la aplicación, según se van adaptándose los anteriores. Esta implantación debe ser programada y tener un objetivo en cada fase. Se debe tener claro quién debe empezar, cuando es el momento para añadir nuevos usuarios, etc. Esta programación depende mucho de la dinámica de trabajo y de la empresa en cuestión. Si se va paso a paso en la implantación las posibles dudas o errores cometidos por los operarios a la hora de realizar el parte se minimizan, ya que aparecen gradualmente y se pueden ver, tratar y resolver antes de pasar a la siguiente fase. Permite a la empresa ir acostumbrándose a las nuevas metodologías, procesos, actividades… La mayor desventaja es que no eliminas los antiguos partes en papel, por lo que el trabajo de gestión de los partes se duplica, al tener trabajadores con ambos sistemas, el digital y el tradicional. Implantación masiva En la implantación de masiva o de golpe, eliminas el papel en el momento, no duplicando tareas administrativas, y viendo los resultados desde el principio. A su vez, reduces la repetición de las dudas, ya que, al ser necesario que se involucre toda la empresa, se resuelven todas en el momento y para todos los operarios a la vez. En este sentido, la implantación masiva se lleva a cabo con rapidez, ya que todo el tiempo que la empresa se encuentre en ese ‘limbo’ informático puede resultar perjudicial para su actividad.
3.- Comenzar por pequeños hitos
Dedica un tiempo a definir el mejor camino con puntos intermedios para conseguir el objetivo final. Empezar en pequeños proyectos, o con la realización de una prueba piloto previa en un departamento concreto puede servir de ayuda para la definición y ajuste del modelo y su funcionamiento.
4.- Los lideres son necesarios
Dependiendo del volumen de cada empresa, hay que localizar a la persona que lidere esta implantación, es decir, buscar a la persona que sea hábil en las nuevas tecnologías, que este acostumbrado por un lado a utilizarla y, por otro lado, que sea capaz de transmitírselo a sus compañeros. Toda implantación va unida a la formación, y es que, es necesario que los trabajadores de la empresa conozcan la nueva herramienta que disponen. Para que todos los empleados puedan sacar el máximo partido a esta nueva manera de anotar sus tareas diarias.
5.- Esto es un cambio cultural.
Como comentábamos en nuestro post de Transformación digital este paso a la digitalizacion de la empresa es uno de los retos más importante para la competitividad respecto al resto de las empresas de nuestro sector. Los cambios no hay que asumirlos con miedo, sino como un progreso que nos va a permitir afrontar y enfrentar los nuevos y diferentes retos de nuestro sector.
Pasos
1.- Definir las personas o grupos de personas a las que le afecta 2.- Identificar los beneficios e inconvenientes que tiene para cada persona o grupo de personas 3.- Diseñar el flujo o circuito de la información 4.- Testar, evaluar y corregir 5.- Implantar
Tras la implantación existe una última fase, que nos compete a nosotros, y es la de soporte y mantenimiento. Se trata de mantener una relación constante que consiste precisamente en implantar mejoras y llevar a cabo un seguimiento del funcionamiento de esta nueva herramienta. Además, te atenderemos en caso de que existan incidencias y nos encargaremos de solucionarlas.
