Desde Itcons creemos que la digitalización es una necesidad que permite estar a la vanguardia de los nuevos tiempos, haciendo que la empresa que implanta este nuevo sistema de partes de trabajo se preocupe en lograr sus objetivos, enfocándose en el trabajo diario, ahorrando un tiempo muy valioso en la gestión de su empresa.
Gracias al uso de nuestra App móvil de Ordenes y partes de trabajo empresas de todo tipo (microempresas, pymes y grandes empresas) y de sectores muy diversos, construcción, instalaciones, mantenimiento, industria, transporte han mejorado el proceso posterior a la realización del trabajo, como es el de la gestión de los partes de trabajo.
Ya es hora de olvidarse de pasar manualmente al programa de gestión todos los partes en papel realizados por los operarios y archivarlos en carpetas que con el tiempo resultan difíciles de consultar, digitalízalos y consúltalos en cualquier momento en poco segundos. Lo primero que necesitas es identificar qué quieres plasmar en nuestra aplicación, cuáles son los objetivos e identificar como quieres realizar la implantación. Si se va a utilizar solo para realización de partes de trabajo, parte de instalación, parte de mantenimiento, etc. y si, previo a este paso de creación del parte se van a mandar ordenes, ya sea un simple aviso, una orden de producción, orden de fabricación, o una orden clásica de trabajo con información de la tarea y del cliente.
Definir esta necesidad es algo básico antes de comenzar con nuestra APP móvil. Puede resultar muy útil preguntar a cada departamento cuáles son sus necesidades, en que pierden más tiempo… En definitiva, escuchar a quienes desarrollan el día a día empresarial para mejorar su experiencia y, con ella, la eficiencia de la empresa ahorrando tiempo y costes gracias a la aplicación de partes de trabajo Itcons.
Categoría: Transformación digital
Categoría del blog dedicada a como transformar digitalmente con una app de partes de trabajos digitales en sectores como la construcción, industria, instalaciones y mantenimientos.
Itcons tu aliado en la transformación digital
La transformación digital se presenta como el reto más importante para la competitividad a medio y largo plazo
La transformación digital se presenta como el reto más importante para la competitividad a medio y largo plazo. Hay que entender que esta conversión es el añadir un toque digital a cualquier proceso o aspecto que pueda ser mejorado, y desde Itcons, queremos ser una solución dentro de tu estrategia. Desde la gestión del capital humano al seguimiento de las relaciones, la tecnología digital es muy útil en nuestro día a día.
Concretando en resultados tangibles:
- Agilizar sus procesos de negocio
- Mejorar la comunicación interna
- Controlar con precisión los recursos y su planificación
- Seguir y medir en tiempo real la evolución de sus obras y otros procesos de gestión
- Eliminar prácticas tradicionales para adaptarse a la “empresa sostenible”
- Estar listas para desarrollar su negocio internacional
- Tener acceso a todos los datos desde cualquier lugar y en cualquier momento mediante una simple búsqueda.
En este sentido, los partes de trabajo ha evolucionado de forma significativa durante los últimos años, teniendo más valor aún del que ha tenido históricamente. A través de la aplicación de órdenes de trabajo y partes de trabajo ITCONS, las empresas pueden gestionar formularios digitales y controlar el tiempo real la actividad de los trabajadores. Se realiza haciendo uso bien en la ordenes de trabajo, bien en los partes de trabajo a fin de perfeccionar su productividad y conseguir sus objetivos de negocio. Es decir, el objetivo debe ser llevar a cabo una transformación digital al:
- Rellenar todos tus partes de trabajo desde el móvil prescindiendo del papel, un elemento frágil, susceptible al deterioro y la pérdida.
- Recibir los partes de trabajo a tiempo real y gestionarlos desde la aplicación web Itcons o desde tu propia ERP.
- Guardar los datos en nuestros servidores, para un acceso ilimitado siempre que se quiera.
- Tener un diseño flexible y personalizable al 100% que mejorará tu forma de trabajar. Configuración sin gasto ni compromiso.
En definitiva, si lo que necesitas es ahorrar en tiempo, en papel y agilizar los procesos, Itcons es una solución que debes estudiar para tu empresa. Puedes comenzar por descargar la aplicación y probarla!
Trucos «caseros» para no tocar la pantalla táctil del terminal móvil o smartphone.
Ante la excepcional situación debido al virus del COVID-19 desde itcons.app y para las instalaciones que utilizan el módulo de firma para quExisten dos tipos de pantallas táctiles las capacitivas (cualquier smartphone actual) y las resistivas (los primeros smartphones). Nos vamos a centrar en las capacitivas, ya que son las actualmente extendidas.
En la actual situación de alarma por efecto del Covid-19 son muchos usuarios que utilizan la función de la firma para un propósito de firma del cliente. Para estos casos es importante tener cuidado con el contacto a través del terminal. Estos son los consejos generales que damos desde itcons.app.
- Limpiar la pantalla asiduamente con liquido desinfectante.
- A poder ser rellenar el parte de trabajo haciendo uso de un bolígrafo tipo stylus con base de goma.
Sobre el proceso de firma existen distintas recomendaciones.
- En este estado de alarma, requerir la firma en caso de que sea estrictamente necesario, puede validarse un trabajo de otras formas, por ejemplo añadiendo una imagen con un texto de puño y letra con la conformidad del cliente o respondiendo el cliente con una conformidad al mail automático que se le puede hacer llegar tras la firma (del propio operario).
- Si el cliente dispone de su propio stylus lo idea es que firme haciendo uso del mismo.
- Se pueden montar stylus de usar y tirar con bastoncillos de algodón, papel de plata y un poco de agua. (cuidado con el proceso de elaboración de estos stylus, debe realizarse con guantes desinfectados y en un entorno limpio y libre de virus.
- Llegado el caso se puede firmar con un «cuadradito» de papel de plata como base.
Si tiene alguna duda contacte con el soporte de itcons.app
NOTA: este post esta escrito sin pretensión de servir como guía de salud pública o similar. Tan solo es un medio para de un modo sencillo evitar el contacto directo a través de la pantalla.
¿Cómo hacer una implantación de la aplicación de partes de trabajo?
Principios para una satisfactoria implantación de Itcons.
1.- La información justa y necesaria
Tanto a la hora de enviar las órdenes a los operarios como al redactar los partes de estos últimos, la información que se usa debe ser clara en los detalles, aunque sin excederse. De esta manera, los trabajadores reciben en su móvil el aviso, si se es claro, lo asimilará de manera rápida y se pondrá inmediatamente a realizar su trabajo. Una vez finalizado este, al igual que en los partes de trabajo en papel, el operario rellenara desde la APP el parte con los datos previamente elegidos y con las posibles notas. Hay que tener claro que la explicación de las tareas realizadas debe ser breves y concisas haciendo que el trabajo de gestión de estas sea rápida y fácil de gestionar.
2.- Implantación gradual VS implantación de golpe
A la hora de realizar una nueva implantación muchas empresas tienen dudas en cómo realizar la implantación. Es por ello, que, como toda novedad, necesita un análisis previo, en el que te preguntes como, cuando, quien… se va a realizar la implantación. Este análisis debería de responder todas las dudas para decidirse por una u otra forma de implantación. Diseñando la estrategia de paso a uso de la aplicación. Es decir, de empezar a hacer las cosas como hemos definido, con la herramienta adaptada a nuestras necesidades. Implantación gradual Es aquella en la que la compañía va sumando usuarios a la instalación con el paso del tiempo, es decir, van añadiendo operarios al uso de la aplicación, según se van adaptándose los anteriores. Esta implantación debe ser programada y tener un objetivo en cada fase. Se debe tener claro quién debe empezar, cuando es el momento para añadir nuevos usuarios, etc. Esta programación depende mucho de la dinámica de trabajo y de la empresa en cuestión. Si se va paso a paso en la implantación las posibles dudas o errores cometidos por los operarios a la hora de realizar el parte se minimizan, ya que aparecen gradualmente y se pueden ver, tratar y resolver antes de pasar a la siguiente fase. Permite a la empresa ir acostumbrándose a las nuevas metodologías, procesos, actividades… La mayor desventaja es que no eliminas los antiguos partes en papel, por lo que el trabajo de gestión de los partes se duplica, al tener trabajadores con ambos sistemas, el digital y el tradicional. Implantación masiva En la implantación de masiva o de golpe, eliminas el papel en el momento, no duplicando tareas administrativas, y viendo los resultados desde el principio. A su vez, reduces la repetición de las dudas, ya que, al ser necesario que se involucre toda la empresa, se resuelven todas en el momento y para todos los operarios a la vez. En este sentido, la implantación masiva se lleva a cabo con rapidez, ya que todo el tiempo que la empresa se encuentre en ese ‘limbo’ informático puede resultar perjudicial para su actividad.
3.- Comenzar por pequeños hitos
Dedica un tiempo a definir el mejor camino con puntos intermedios para conseguir el objetivo final. Empezar en pequeños proyectos, o con la realización de una prueba piloto previa en un departamento concreto puede servir de ayuda para la definición y ajuste del modelo y su funcionamiento.
4.- Los lideres son necesarios
Dependiendo del volumen de cada empresa, hay que localizar a la persona que lidere esta implantación, es decir, buscar a la persona que sea hábil en las nuevas tecnologías, que este acostumbrado por un lado a utilizarla y, por otro lado, que sea capaz de transmitírselo a sus compañeros. Toda implantación va unida a la formación, y es que, es necesario que los trabajadores de la empresa conozcan la nueva herramienta que disponen. Para que todos los empleados puedan sacar el máximo partido a esta nueva manera de anotar sus tareas diarias.
5.- Esto es un cambio cultural.
Como comentábamos en nuestro post de Transformación digital este paso a la digitalizacion de la empresa es uno de los retos más importante para la competitividad respecto al resto de las empresas de nuestro sector. Los cambios no hay que asumirlos con miedo, sino como un progreso que nos va a permitir afrontar y enfrentar los nuevos y diferentes retos de nuestro sector.
Pasos
1.- Definir las personas o grupos de personas a las que le afecta 2.- Identificar los beneficios e inconvenientes que tiene para cada persona o grupo de personas 3.- Diseñar el flujo o circuito de la información 4.- Testar, evaluar y corregir 5.- Implantar
Tras la implantación existe una última fase, que nos compete a nosotros, y es la de soporte y mantenimiento. Se trata de mantener una relación constante que consiste precisamente en implantar mejoras y llevar a cabo un seguimiento del funcionamiento de esta nueva herramienta. Además, te atenderemos en caso de que existan incidencias y nos encargaremos de solucionarlas.
Guía para la transformación digital de pymes industriales
El Gobierno de Aragón Ha publicado una guía para la transformación digital que desde itcons.app pensamos puede ser útil para empresas con la necesidad de reconvertir sus procesos productivos e implantar todo tipo de herramienta digital.
Tomar decisiones con cuadros de mando siempre es más fácil.
TOMANDO DECISIONES
¿Por qué cuesta decidir?
– Porque no se tiene clara la decisión.
– Por miedo a equivocarse.
– Porque las decisiones tienen consecuencias que a veces cuesta asumir.
– Porque no se sabe cómo llevar la decisión a la acción.
En algunas empresas nos hemos encontrado con que piden que alguien «tome las riendas», que imponga su criterio, que «fuerce» a la gente. Vamos, que requieren de «alguien» que sepa imponerse.
Es curioso. Se supone que saben lo que ocurre, pero no lo llevan a la práctica.
En realidad el asunto tiene que ver con la autoridad, pero no con el autoritarismo que reclaman.
Porque la autoridad uno se la gana. Si planificas los trabajos a realizar, si entiendes cómo ayudar a ganar en productividad, si tomas decisiones que son coherentes y que ayudan a la mejora evidente…
Entonces se llega a ganar la confianza de la gente. Y la gente te hace caso. Y muchas veces contribuye a la mejora con sus aportaciones.
Tomar una decisión implica saber lo que hay que hacer. Y saber cómo hacerlo.
Que te pidan ser un killer suele significar que:
– Ellos no saben cómo serlo.
– Y que en realidad no saben lo que pasa.
No se trata de ser un killer, se trata de conocer lo que realmente hay que mejorar.
Y actuar en consecuencia, por eso y por muchas cosas más en itcons hemos añadido el módulo itcons data con cuadros de mando a medida, para saber que ocurre, visualizar que ocurre y convencer con las decisiones en lugar de imponerlas sin más.
Los Partes de Trabajo como prueba legal
Cada vez son más las empresas que comienzan a considerar el valor de los Partes de Trabajo como prueba legal de un trabajo correctamente realizado.
Los artículos 90.1 de la Ley Reguladora de la Jurisdicción Social y 299. 2 y 3 de la Ley de Enjuiciamiento Civil estipulan que las transmisiones efectuadas por medios electrónicos proporcionan un registro de lo transmitido, cuyo valor probatorio queda regido por las reglas de esa prueba. Además de servir como prueba legal del trabajo llevado a cabo, nuestro software de Partes de Trabajo facilita el trabajo al departamento de Recursos Humanos, ayuda a llevar una mejor gestión empresarial más transparente y colabora en el mantenimiento de una comunicación más fluida con nuestros clientes. Por lo tanto esta desmaterialización de nuestros procesos administrativos termina reemplazando los soportes tradicionales de información por ficheros informáticos. De esta manera esta nueva «oficina sin papel» permite una gestión enteramente electrónica de datos y de documentos que en definitiva termina aumentando la eficiencia de los procesos y servicios. Nunca sabes cuando vas a tener que consultar un archivo, por ello en Itcons todos tus partes de trabajo están custodiados en nuestra nube y seguros con nuestro sistema de copias de seguridad. ¿A qué esperar para unirte a la transformación digital?