Configurar un parte o albarán valorado con recursos, tarifas y totales

En este artículo explicamos cómo configurar un parte de trabajo o albarán valorado para que el usuario seleccione recursos, como tareas tipo, materiales o servicios, y el documento cargue automáticamente una tarifa asociada al recurso. También veremos cómo calcular el importe de cada línea y cómo obtener totales en el pie o cabecera del reporte.

Cuándo usar esta configuración

Este tipo de modelo es útil cuando quieres que el usuario rellene un documento con conceptos predefinidos y que el importe se calcule de forma automática. Por ejemplo:

• Un albarán con materiales, cantidades, tarifas e importes.
• Un parte de trabajo con tareas tipo y horas realizadas.
• Un reporte de servicios donde cada recurso tiene un precio, unidad o código interno.
• Un documento con varias secciones, por ejemplo mano de obra, materiales y desplazamientos.

Conceptos que intervienen

Para montar este flujo se combinan cuatro elementos de Itcons.app:

• Categoría: agrupa recursos del mismo tipo, como Materiales, Tareas, Vehículos o Servicios.
• Recurso: cada elemento seleccionable dentro de una categoría, como Cemento, Revisión preventiva o Hora técnico.
• Dato informativo: información guardada en la ficha del recurso, como tarifa, referencia o código.
• Dato calculado: campo que opera con otros datos del modelo, por ejemplo cantidad x tarifa.

Si necesitas repasar la base de categorías y recursos, puedes consultar la entrada Qué son y para qué sirven las categorías y recursos.

Paso 1. Crear la categoría y sus datos informativos

Primero crea una categoría para los recursos que vas a valorar. Por ejemplo, puedes crear una categoría llamada Materiales, otra llamada Tareas tipo y otra llamada Servicios.

1. Entra en Administración.
2. Abre Categorías.
3. Crea una nueva categoría o entra en una categoría existente.
4. Accede a la configuración de la categoría.
5. Añade los datos informativos que necesites para sus recursos.

Para un parte o albarán valorado, lo habitual es crear al menos un dato informativo numérico llamado Tarifa . También puedes añadir otros datos como Referencia o Código.

Paso 2. Crear los recursos con su tarifa

Después crea los recursos dentro de la categoría. Cada recurso heredará los datos informativos definidos en la categoría y podrás rellenar su tarifa.

1. Entra en Administración.
2. Abre Categorías.
3. Selecciona la categoría correspondiente.
4. Pulsa Crear recurso.
5. Rellena el nombre del recurso y sus datos informativos.

Ejemplo:

Si tienes muchos recursos, puedes usar la importación de categorías y recursos. La importación estándar crea categorías y recursos; si necesitas importar también tarifas, unidades o códigos, conviene preparar una importación adaptada a través de la api. Ver Cómo importar recursos.

Paso 3. Añadir el recurso al modelo del parte o albarán

Ahora entra en la configuración del modelo de parte de trabajo o albarán y añade una sección donde se introducirán las líneas valoradas.

1. Entra en el modelo que quieres configurar.
2. Crea una sección, por ejemplo Materiales o Trabajos realizados.
3. Añade un dato de tipo Listado de categorías o Selección de categorías.
4. Selecciona la categoría que contiene los recursos.

La opción Listado de categorías permite seleccionar un recurso por línea. La opción Selección de categorías permite seleccionar varios recursos y crear automáticamente una línea por cada recurso seleccionado. En secciones, la selección de categorías debe colocarse como primer dato de la línea.

Puedes ampliar esta parte en Dato de Tipo categoría.

Paso 4. Añadir cantidad, tarifa e importe de línea

Dentro de la misma sección, añade los datos necesarios para calcular cada línea:

• Recurso: dato de tipo categoría/recurso.
• Cantidad: dato de tipo número, introducido por el usuario.
• Tarifa: dato informativo que se carga desde la ficha del recurso.
• Importe: dato calculado con la operación cantidad x tarifa.

El orden típico de la línea sería:

Para crear el importe, añade un dato de tipo Cálculo en la sección y configura:

• Dato 1: Cantidad.
• Operación: Multiplicación.
• Dato 2: Tarifa.
• Unidad: la que necesites mostrar, por ejemplo €.

Este comportamiento está explicado con más detalle en Cómo crear un cálculo entre un dato informativo y un dato número.

Paso 5. Calcular totales en el pie o cabecera

Cuando cada línea ya calcula su importe, puedes añadir un total en el pie o cabecera del documento. Para ello crea un dato de tipo Cálculo en el pie o cabecera y utiliza la modalidad Suma de totales.

1. Ve al pie o cabecera del modelo.
2. Añade un nuevo dato de tipo Cálculo.
3. Elige el tipo de cálculo Suma de totales.
4. Selecciona el campo calculado de la sección, por ejemplo Importe.
5. Guarda el modelo.

Así, el documento puede sumar los importes generados en las líneas y mostrar un total general en el PDF o en la vista del reporte.

Si tienes varias secciones, como materiales y mano de obra, puedes crear totales separados para cada sección o preparar un total final según la estructura del modelo. Lo importante es que el cálculo de línea se realice dentro de su sección y el total del documento se configure desde cabecera o pie con suma de totales.

Ejemplo completo

Supongamos que quieres crear un albarán valorado con materiales:

1. Creas la categoría Materiales.
2. Añades a la categoría los datos informativos Tarifa y Unidad.
3. Creas los recursos Cemento, Ladrillo y Tubo PVC, cada uno con su tarifa.
4. En el modelo del albarán creas una sección Materiales utilizados.
5. Añades un dato de recurso vinculado a la categoría Materiales.
6. Añades un dato número llamado Cantidad.
7. Añades un dato informativo llamado Tarifa, que se carga desde el recurso seleccionado.
8. Añades un dato calculado llamado Importe, con la operación Cantidad x Tarifa.
9. En el pie del documento añades un cálculo de Suma de totales sobre el campo Importe.

Al rellenar el albarán, el usuario selecciona el recurso y escribe la cantidad. Itcons.app carga la tarifa asociada al recurso, calcula el importe de la línea y actualiza el total del documento.

Recomendaciones

• Usa nombres claros para los datos: Cantidad, Tarifa, Importe y Total.
• Si la tarifa debe usarse en cálculos, configúrala como dato numérico o asegúrate de que el dato informativo pueda operar como número.
• Coloca la selección de categorías al inicio de la línea si quieres que genere líneas automáticamente.
• Comprueba el modelo con varios recursos antes de entregarlo a los usuarios.
• Si hay secciones distintas, crea primero los subtotales de línea y después los totales del pie o cabecera.
• Oculta cálculos intermedios si solo quieres mostrar el importe final en el PDF.

Errores comunes

La tarifa no aparece al seleccionar el recurso

Revisa que la tarifa esté creada como dato informativo de la categoría y que el recurso tenga ese campo rellenado. Después comprueba que en el modelo has añadido el dato informativo correspondiente dentro de la misma sección.

El cálculo no permite seleccionar el campo esperado

Los cálculos entre datos deben configurarse dentro del mismo sector del modelo. Si estás calculando una línea de una sección, los datos usados en la operación deben estar en esa misma sección.

El total del pie no suma las líneas

Comprueba que el total del pie o cabecera está configurado como Suma de totales y que selecciona el campo calculado de la sección que contiene los importes de línea.

Se crean líneas duplicadas o incompletas

Si usas selección de categorías, revisa que ese dato sea el primero de la línea y que el usuario no esté creando manualmente líneas adicionales para los mismos recursos.

Entradas relacionadas

• Qué son y para qué sirven las categorías y recursos
• Dato de Tipo categoría
• Dato de Tipo Cálculo
• Cómo crear un cálculo entre un dato informativo y un dato número
• Cómo importar recursos