Manual: Crear y gestionar partes de trabajo – itcons.app

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Manual: Crear y gestionar partes de trabajo – itcons.app

Crear un parte de trabajo

En la app desde partes de trabajo

En la app desde órdenes de trabajo

Gestión de partes de trabajo (desde web)

 Listado de partes de trabajo Selección de un Modelo

 Filtrar por

 Archivar Partes

 Eliminar un parte

 Crear parte

 En el Parte Rellenado

 Edición del Parte rellenado

 Estados del parte

 Descargas en PDF de los partes

 Consultas. Descarga Excel de los partes de trabajo

Crear un parte de trabajo.

Un parte de trabajo puede crearse bien desde la app o bien desde la web, desde la sección “partes de trabajo”. En instalaciones con el módulo de órdenes de trabajo activo, el parte de trabajo también puede generarse directamente desde la ficha de la orden de trabajo.

En la app desde partes de trabajo

Pulsando sobre el menú sobre la opción Partes de trabajo se accede a la sección de Partes de trabajo, donde se muestra la lista de los Partes generados.

Desde el listado de Partes de trabajo se debe pulsar sobre el icono:

Con esto se abre el formulario para generar un parte:

El proceso para crear un Parte es el siguiente:

1.- Confirmar la fecha

La fecha que se carga por defecto es la fecha del día de hoy. Si no es correcta, pulsar sobre la fila:

Pulse sobre la fecha del Parte diario:

2.- Seleccionar el proyecto

Seleccionar el proyecto sobre el que se está realizando el Parte diario, para ello pulsar sobre “seleccione proyecto”:

3.- Introducir las líneas del Parte

Las líneas del parte son específicas para cada modelo de parte creado desde el entorno web. Para añadir una línea del parte en el dispositivo móvil solo hay que pulsar sobra la línea a añadir e ir rellenando los datos que aparecen, los cuales se irán añadiendo en el formulario.

Enviar un parte de trabajo

Una vez rellenado un parte, puede enviar pulsando sobre:

Una vez enviado pasa al estado “enviado” en el listado de Partes de trabajo.

En la app desde órdenes de trabajo

Desde la sección órdenes de trabajo (para instalaciones y usuarios con el módulo de órdenes de trabajo activo) accedemos al listado de órdenes de trabajo y desde el listado a la orden de trabajo en cuestión.

NOTA: la lógica de itcons.app es que la orden de trabajo es una asignación previa al trabajo que lo realiza un gestor de proyectos o un administrador a otro usuario que recibe la información en la ficha de la orden de trabajo. Posteriormente, tras realizar el trabajo, el usuario que recibió la orden de trabajo, reporta o rellena el parte de trabajo según el modelo de parte de trabajo definido.

Dentro de la ficha de la orden de trabajo:

Se pulsa en “crear parte” y entonces se abre el formulario de crear parte y se continua como en el punto anterior.

Gestión de partes de trabajo (desde web)

Los usuarios del tipo gestor de proyectos y administrador pueden gestionar ciertos aspectos desde la app. Aspectos, como recibir los envíos de los distintos usuarios, aceptar o rechazarlos, descargar el PDF desde la APP, etc. En este manual nos vamos a centrar en la gestión que estos usuarios pueden realizar desde la web.

Listado de partes de trabajo Selección de un Modelo

En el menú lateral dentro de “partes de trabajo” se listan los distintos tipos de modelos de partes de trabajo disponibles. Para seleccionar el modelo que se quiere tratar, solo hace falta clicar en el nombre.

Tras seleccionar el modelo de parte de trabajo que se desea gestionar, aparecerá la ventana donde se podrá ver la lista de los partes rellenado/creados, como se ve en la figura.

La pantalla se divide en:

  • A.- Filtros con los que actuar sobre el listado (C)
  • B.- Botón para crear un parte desde la web y para acceder a consultas.
  • C.- El listado de partes de trabajo
  • D.- Opciones múltiples de aceptación, descarga, etc.

Filtrar por

Para realizar una búsqueda concreta de los partes rellenados, se puede utilizar las diferentes opciones de filtros, que aparecen en la parte superior de la ventana del listado de partes, como se ve en la figura. Se puede filtrar por ID del parte, fechas, proyecto, enviado por, estado y archivados. Hay Que seleccionar el filtro adecuado y pulsar el botón filtrar y aparecerá el o los partes correspondientes.

Archivar Partes

La función archivar sirve para poner en segundo lugar u ocultar los partes de trabajos que se desea. En la web siguen disponible en los listados y en la exportación de Excel pero en un segundo nivel. En cambio, desaparecen de la app móvil.

El archivo de un parte de trabajo se puede hacer de dos maneras:

  • Estando dentro del parte en cuestión (ventana de parte rellenado) pulsando la opción archivar en la esquina superior derecha

  • Desde el listado de los partes, seleccionando los partes a archivar, escogiendo la opción de archivar en el desplegable inferior y pulsando ok, que aparece en la ventana del listado. Las dos opciones se ven en las dos imágenes, respectivamente.

Eliminar un parte

Para eliminar completamente del sistema un parte de trabajo, solo se puede hacer si el parte está previamente archivado. Por lo que una vez este archivado se puede eliminar. Como con la función archivar se puede realizar desde el listado (de los partes de trabajo archivados) o desde la ficha concreta de un parte de trabajo archivado.

Crear parte

En la ventana del listado de los partes está el botón crear parte, al pulsarlo, permitirá al usuario rellenar un parte desde el entorno web. Este se encuentra en la esquina superior derecha de dicha ventana.

Un usuario gestor de proyecto o administrador puede crear un parte asignado a otro usuario quedando por tanto este parte en estado “pendiente de completar” por parte del usuario en cuestión.

En el Parte Rellenado

Cuando se pulsa en un parte enviado del listado, se entra a la ficha del parte rellenado. Es aquí donde se puede verificar la información de las líneas del parte, ver la actividad que ha tenido el mismos (esquina inferior derecha) y donde se podrá revisar y/o editado (si no está firmado) y determinar si el parte pasa al estado aceptado, rechazado o directamente se archiva.

Edición del Parte rellenado

Solo se pueden editar los envíos sin firma. Dicho esto, coloque el cursos sobre el dato que desea modificar y se mostrará un lápiz, entonces pulse y se abrirá la edición.

Nota: Si se quiere cambiar el proyecto relacionado de ese parte, a otro proyecto ya creado, solo es posible hacerlo desde el dispositivo móvil, cuando el parte esté rechazado o pendiente de completar, seleccionando la opción editar en los tres puntos a la esquina superior derecha dentro de la app Android.

Estados del parte

Cuando en el parte rellenado aparezca un recuadro amarillo con estado enviado, quiere decir que un usuario a rellenado y enviado el parte al entorno del administrador o gestor de proyectos, para ser posteriormente revisado y validado.

Si el parte está pendiente de completar, es porque un usuario gestor de proyectos o administrador ha creado un parte asignado a un tercer usuario y se lo ha “enviado” para que este lo complete y lo envíe definitivamente.

Si el parte está rechazado, es porque algo no está correcto y necesita ser modificado, por el usuario desde su dispositivo móvil.

Si un parte está aceptado, es porque se ha verificado y validado su información de forma correcta y desde la administración o gestión del proyecto se ha validado.

Otro posible estado es el pendiente de envío, el cual aparece en los partes que se crean desde el dispositivo móvil y por falta de cobertura u otro inconveniente, no se ha podido enviar al servidor. Esto puede solucionarse al darle a sincronizar desde el dispositivo cuando ya esté disponible para ser enviado.

Descargas en PDF de los partes

Cuando se desee descargar los partes en PDF, se puede hacer de 3 formas:

  • En la ficha del parte rellenado en cuestión, seleccionando el botón PDF en la esquina superior derecha

  • En el listado de los partes, seleccionando el o los partes que quieren ser descargados en PDF y seleccionando en el desplegable inferior la opción descargar PDF

  • En la lista de partes, pulsando el botón de descarga a la derecha del estado, para descargar concretamente ese parte

Consultas. Descarga Excel de los partes de trabajo

Al pulsar sobre el botón “consultas” situado en la parte superior izquierda, sobre el listado de partes de trabajo se accede al módulo de consultas.

El módulo consultas posibilita extraer toda la información recibida en los envíos de partes de trabajo y filtrado por distintos criterios:

  • Entre unas fechas. Fecha fin y fecha inicio.
  • Según el estado del parte de trabajo.
  • Por proyectos o por clientes.
  • Según quien a elaborado el parte de trabajo
  • Incluso por orden de trabajo relacionada (si el módulo de órdenes de trabajo está activo)