What is a delivery note: Everything you need to know about delivery note for delivery

¿Alguna vez has tenido dudas de cuándo y cómo utilizar documentos mercantiles? Seguramente si tienes relación con el mundo empresarial has utilizado este tipo de certificados y a continuación, explicaremos uno de ellos, el albarán de entrega.

¿Qué es un albarán?

Es un documento mercantil que se utiliza para justificar la entrega de un producto o servicio. Una de las funciones principales es confirmar un acuerdo entre ambas partes, ya que se utiliza como prueba de que la transacción existe y se ha entregado correctamente. Cabe mencionar que tiene que tener 3 firmas para cumplir todas las condiciones: vendedor, comprador y transportista.

El albarán de entrega debe cumplir todos los aspectos formales para obligar legalmente a entregar la mercancía. Gracias a su validez legal, el comprador puede iniciar una reclamación en caso de que exista algún incumplimiento según lo acordado previamente.

¿Quiénes intervienen?

Vendedor: Inicia la documentación con los detalles de la transacción.

Comprador: Firma el albarán de entrega siempre y cuando reciba la mercancía en las condiciones pactadas.

El emisor, o también conocido como vendedor, es la parte que se encarga de elaborar el albarán, el cual debe firmar el comprador para terminar la transacción correctamente. Una vez finalizado este proceso, el vendedor tiene que recibir una copia firmada del albarán con toda la información completada. Además, es de gran utilidad para la empresa que reparte la mercancía porque controlar y garantizar que todos los pedidos transcurren de manera adecuada.

Por otro lado, es importante comprobar que el producto ha llegado en buenas condiciones antes de firmar el documento porque los transportistas no siempre dejan tiempo para que revises todo adecuadamente. En caso de no hacerlo pueden ocurrir 2 cosas:

• Daños ocasionados por la empresa transportista: La firma del documento mercantil protege al repartidor y en este caso tendrán que solucionarlo entre comprador y vender. Muchas de las veces, el comprador asumirá toda la responsabilidad por no comprobarlo previamente.
• Fallos de fábrica. En este caso, el comprador tiene 30 días para reclamar.

¿Qué debe incluir un albarán?

El documento tiene que contener datos relevantes sobre el comprador y el vendedor. Para que sea valido deben constar los siguientes datos:

• Lugar y fecha del documento emitido.
• Número de albarán.
• Nombre y apellido del emisor y receptor.
• Dirección postal.
• NIF O CIF.
• Lugar y fecha de entrega.
• Firma.
• Cantidad y descripción de la mercancía.

¿Cuál es la función del albarán?

El albarán es un documento comercial que se utiliza para confirmar la entrega de mercancías, bienes o servicios prestados. Su función principal es permitir que el proveedor y el cliente verifiquen que se ha realizado la entrega o la prestación del servicio correctamente, así como servir como documento entre las partes que avala:

• En caso de entregas que se han entregado los productos y cantidades especificados, pudiendo incluir o no su valoración económica.
• En caso de prestación de servicios, el detalle de los mismos, la cantidad y la unidad de medida, pudiendo incluir o no su valoración económica.

Tipos de albaranes

Existen diferentes tipos de albaranes dependiendo de los datos que tienen:

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¿Qué tipo de información podemos encontrar?

• Precio individual de cada artículo.
• Descuentos.
• IVA.
• Valor total de la descripción.

En este caso, no es necesario adjuntar factura porque es un documento que tiene efectos informativos. Para casos tributarios podemos utilizar albaranes sin valorar para que las empresas puedan certificar las operaciones comerciales.

Las empresas utilizan este tipo de documentos para facturar cada tiempo determinado. Normalmente se utiliza para que los clientes puedan consultar cada precio sin necesidad de emitir una factura.

Albarán sin valorar

¿Qué tipo de información podemos encontrar?

• Cantidad de la mercancía (no se indica el valor).
• Descripción detallada.
• Factura.

Las empresas utilizan este tipo de documentos para facturar en diferentes periodos de tiempo y es necesario que vaya acompañado de una factura. Las empresas de logística suelen agradecer este tipo de documentos mercantiles porque facilita el control de cada envío y pueden utilizarlo como elemento probatorio.

¿Cuál es la diferencia entre albarán y partes de trabajo?

La principal diferencia entre un albarán y un parte de trabajo radica en que un albarán se emite siempre a un cliente determinado, en cambio un parte de trabajo puede ser emitido a un cliente o simplemente ser un documento interno de la empresa. Si hablamos de un albarán de trabajos, las diferencias entre el albarán y el parte de trabajo se reducen, ya que ambos documentos enumeran los trabajos realizados y que al finalmente serán facturados por el proveedor al cliente. En cambio cuando se trata de un albarán de entrega de un bien la diferenciación entre estos dos tipos de documentos es más clara porque el albarán de entrega sirve como evidencia del servicio de entrega, es decir, el trabajo asociado al albarán es el del transporte y entrega y se factura en base a este hecho e independientemente del trabajo que este servicio haya implicado al proveedor.

En itcons.app se digitalizan tanto partes de trabajo como albaranes. Y dentro de los albaranes, bien albaranes de trabajos o albaranes de entrega. Por poner unos ejemplos en cuanto a los albaranes de entrega hemos digitalizado albaranes de entrega de hormigón, de maquinaria de alquiler o de áridos. En cuanto a albaranes de servicio contamos con usuarios que utilizan la aplicación para el registro y emisión de albaranes de servicios de mantenimiento, albaranes de fin de obra, albaranes de trabajos por administración o albaranes valorados de instalaciones de materiales eléctricos.

Aspectos legales

La normativa que regula los albaranes en España es principalmente el Código de Comercio y el Reglamento de Facturación. En particular, el Código de Comercio establece la obligación de hacer constar la entrega de la mercancía mediante la expedición de un documento llamado «carta de porte» o «conocimiento de embarque», que se utiliza para acreditar el transporte de mercancías.

Por su parte, el Reglamento de Facturación establece las condiciones y requisitos que deben cumplir los albaranes en relación con la facturación, como su contenido, su numeración, su conservación y su relación con la factura correspondiente. Además, establece que los albaranes deben ser entregados por el vendedor al comprador en el momento de la entrega de la mercancía, y que deben contener información como la identificación de las partes, la descripción de las mercancías entregadas, la fecha de entrega y la cantidad entregada.

Es importante tener en cuenta que los albaranes no son documentos fiscales, pero sí son importantes para acreditar la entrega de la mercancía en caso de reclamaciones o disputas posteriores.

• Código de Comercio: El Código de Comercio está regulado por el Real Decreto de 22 de agosto de 1885, y fue modificado por última vez por la Ley 3/2020, de 18 de septiembre. Puedes encontrar el texto completo del Código de Comercio en el siguiente enlace: https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-1885-3666
• Reglamento de Facturación: El Reglamento de Facturación está regulado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. Puedes encontrar el texto completo del Reglamento de Facturación en el siguiente enlace: https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2012-14908

Cuestiones legales que tienes que tener en cuenta para elaborar un albarán:

• El vendedor tiene que recibir una copia del documento mercantil con las correspondientes firmas (emisor y receptor) para garantizar la transacción. Es importante que exista un albarán para que el comprador pueda reclamar la mercancía en caso de no estar de acuerdo.
• El albarán tiene que tener las siguientes características: explicito y claro.
• No es obligatorio incluir datos económicos porque son documentos que tienen como objetivo garantizar la entrega. Aun y todo, los albaranes valorados pueden incluir una factura de la mercancía para aportar una factura.
• La numeración de los albaranes debería incluir una serie para poder hacer referencia a las notas de entrega.
• Es necesario guardar los albaranes en caso de que la factura final haga referencia a uno o varios albaranes, es decir, siempre y cuando se haga mención a alguno de ellos tendrás que conservarlos junto a las facturas durante 6 años

Conclusiones

Es fundamental utilizar documentos mercantiles para asegurar las diferentes transacciones y depende de cada negocio utilizaremos un modelo u otro. Los albaranes son muy útiles para ofrecer seguridad y garantías a las partes que participan. De hecho, las empresas que se dedican al transporte utilizan mucho este tipo de recursos para tener un mayor control del stock.

¿Cómo se hace un albarán de entrega?

Te recomendamos usar la app itcons.app con la que puedes disponer de tu modelo de albarán a medida.

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