Una empresa multiservicio de unos 10 trabajadores llegó a itcons.app con un problema muy común: no hacía siempre el mismo tipo de trabajo. Un día enviaban a un operario a una fuga, al siguiente a cambiar unos enchufes, después a reparar un techo y más tarde a hacer mantenimiento en una comunidad.
El parte que usaban en papel no encajaba bien con todo. Si ponían demasiados campos, el operario no los rellenaba. Si ponían pocos, oficina se quedaba sin información para facturar o revisar materiales. Necesitaban un modelo flexible, de esos que no molestan al equipo pero tampoco dejan vendido a administración.
El modelo que configuraron
Crearon un modelo común para servicios. El operario seleccionaba el tipo de trabajo y rellenaba solo lo que aplicaba. Un parte de fontanería no necesitaba los mismos datos que un remate de techo, pero ambos podían convivir en el mismo modelo.
- Cliente, obra o comunidad.
- Tipo de servicio: electricidad, fontanería, albañilería, escayola, techo o mantenimiento.
- Trabajo solicitado.
- Trabajo realizado.
- Hora de inicio y hora de fin.
- Kilómetros o desplazamiento.
- Compañero o número de operarios.
- Materiales utilizados.
- Fotos antes/después.
- Firma del cliente.
No todos los trabajos se miden igual
Esto fue lo más importante del caso. Una reparación eléctrica se revisa por horas y materiales. Una visita de mantenimiento puede necesitar desplazamiento. Un trabajo de techo puede pedir metros. Y una intervención con dos operarios debe reflejar que no fue una sola persona.
Por eso dejaron algunos campos opcionales. El operario no tenía que rellenar kilómetros si no aplicaban, ni metros si el trabajo era una avería. El modelo pedía lo suficiente, pero sin volverse pesado.
Materiales: lista corta y texto libre
La empresa decidió usar dos formas para los materiales. Una lista corta para lo habitual y un campo libre para lo que no aparecía en la lista. Esta solución les evitó el típico parón de “hasta que no tengamos el catálogo perfecto no empezamos”.
Un día normal antes y después
Antes, un trabajador podía hacer por la mañana una fuga, después una pequeña reparación eléctrica y por la tarde ayudar a un compañero en un techo. La oficina recibía mensajes separados, fotos sueltas y alguna nota incompleta. Ahora cada intervención queda separada por cliente, servicio, horas, materiales, fotos y firma.
Para empresas de este perfil encajan también las páginas de empresas de servicios y multiservicios y albaranes digitales.
Resultado
- El equipo rellena un parte común, pero flexible.
- La oficina recibe información más homogénea.
- Los materiales quedan mejor recogidos.
- Las horas se pueden revisar por trabajador, cliente o servicio.
- El cliente firma el trabajo realizado.
La empresa no necesitaba burocracia. Necesitaba dejar de depender de notas, llamadas y memoria. Ese fue el valor real del modelo que crearon en itcons.app.
