Empleados fichando a través de una app móvil, un ejemplo de cómo la nueva normativa exige digitalizar el control horario. En España, 2025 trae consigo una nueva normativa laboral que obliga a las pequeñas y medianas empresas (PYMEs) a llevar el registro de la jornada de sus trabajadores de forma digital. A partir del 1 de enero de 2025, todas las empresas –sin importar su tamaño– deben implementar un sistema electrónico para fichar las horas de entrada y salida de sus empleados itcons.app. Esta medida, impulsada por la última reforma laboral, busca garantizar transparencia, precisión y cumplimiento en el control horario, reemplazando definitivamente el papel por sistemas modernos itcons.app. En otras palabras, es un paso más hacia la transformación digital y la gestión transparente del tiempo de trabajo en el ámbito laboral español.
¿En qué consiste la nueva normativa?
La nueva ley de registro de jornada exige que el fichaje sea digital y diario. Esto significa que si tienes una pyme, deberás registrar la jornada de cada empleado mediante una aplicación o sistema online homologado, ya no valen las hojas en Excel ni los registros en papel. La normativa, recogida en el Real Decreto 1155/2024, entra en vigor en 2025, por lo que las PYMEs deben adaptarse cuanto antes para cumplir con esta obligación. Cabe recordar que desde 2019 ya era obligatorio llevar un control horario, pero muchas pequeñas empresas usaban métodos manuales poco prácticos (y fáciles de manipular) como plantillas en papel o Excel. Ahora eso ya no es válido: solo se admitirán registros realizados con herramientas digitales oficiales. Además, el sistema debe estar interconectado para permitir acceso inmediato a la Inspección de Trabajo y a los propios trabajadores, garantizando así supervisión en tiempo real.
Requisitos del registro digital para las PYMEs
En concreto, tu pyme tendrá que cumplir con los siguientes requisitos obligatorios del nuevo registro horario digital:
- Registro diario completo: Anotar cada día la hora de entrada y salida de cada empleado, incluyendo horas extraordinarias e incluso pausas significativas o descansos relevantes. El fichaje debe realizarse por el propio trabajador en el momento en que inicia y termina su jornada (y pausas), de forma objetiva y fiable.
- Formato digital obligatorio: El sistema de control horario debe ser electrónico. Quedan prohibidos los métodos tradicionales como hojas de papel, plantillas de Excel o fichajes manuales; solo se admitirán plataformas o dispositivos digitales homologados. Esto garantiza la veracidad y trazabilidad de los datos, evitando manipulaciones.
- Acceso remoto a los datos: Los registros deben estar disponibles en tiempo real para las personas autorizadas. La Inspección de Trabajo y los representantes de los trabajadores tienen que poder acceder telemáticamente a la información de fichajes sin necesidad de personarse en la empresa. De igual modo, cada empleado debe poder consultar su propio registro horario fácilmente.
- Conservación segura de registros: Tu pyme está obligada a almacenar los datos de los horarios durante al menos 4 años. Además, se debe garantizar la protección de esos datos conforme al RGPD (Reglamento General de Protección de Datos), asegurando su confidencialidad y que no puedan alterarse una vez registrados.
- Régimen sancionador estricto: Incumplir con el registro digital conlleva sanciones importantes. Las empresas que no adopten un sistema digital o no cumplan con estas condiciones se exponen a multas graves. Cada trabajador sin registro cuenta como una infracción independiente, y las multas pueden oscilar aproximadamente entre 1.000 y 10.000 euros por cada persona trabajadora afectada. Es decir, si tienes 5 empleados y no llevas un registro adecuado, podrías enfrentar cinco multas acumulativas. ¡Mucho ojo con esto!
Como vemos, la ley es bastante exigente incluso para las pequeñas empresas. Implementar un sistema digital de fichaje puede suponer un reto tecnológico y económico para algunas pymes con recursos limitados. No solo implica instalar un software, sino también adaptar procesos internos y formar al personal en su uso. Sin embargo, cumplir con estos requisitos no solo evita sanciones, también traerá mejoras en la organización diaria de tu negocio.
Ventajas del registro digital para tu pyme
Aunque pueda parecer una imposición más, llevar el registro horario de manera digital tiene beneficios importantes para las pymes:
- Automatización y eficiencia: Se reducen los errores humanos y se simplifica la gestión del personal al digitalizar el fichaje. Olvídate de calcular horas a mano; el sistema sumará las jornadas y horas extra automáticamente, ahorrando tiempo administrativo.
- Transparencia y confianza: Todos —empleador y empleados— ven claramente las horas trabajadas. Esto mejora la confianza y la relación laboral, ya que el personal sabe que sus horas quedan registradas de forma justa y exacta.
- Cumplimiento sin preocupaciones: Al usar un método homologado cumples la normativa al día, evitando sanciones y problemas legales. Te aseguras de tener las inspecciones cubiertas con informes al momento.
- Optimización del tiempo: Los datos digitales permiten analizar cómo se distribuye la jornada de trabajo. Podrás detectar picos de actividad, gestionar mejor los turnos y mejorar la productividad de la empresa gracias a informes y estadísticas.
En resumen, digitalizar el registro de jornada convierte una obligación legal en una oportunidad de mejora para tu pyme: más organización interna, empleados satisfechos y un negocio alineado con las exigencias modernas.
itcons.app: cómo ayudarte a cumplir de forma sencilla
Ahora la gran pregunta: ¿cómo puede una pyme implementar este registro digital sin complicarse la vida? Ahí es donde entra itcons.app. En itcons.app ofrecemos una solución tecnológica pensada para que pequeños y medianos negocios puedan adaptarse fácilmente a la nueva normativa. Nuestro software de partes y órdenes de trabajo digitales incluye un módulo de registro horario que facilita fichar entradas y salidas, generar informes automáticos de horas trabajadas y cumplir con todos los requisitos legales en un mismo lugar. En lugar de invertir en desarrollos costosos, con itcons.app tu pyme puede tener un sistema de control horario en la nube, accesible desde el móvil o el ordenador, y configurado a tu medida en pocos minutos.
Además, dar el paso es muy sencillo: puedes crear una cuenta gratuita en la plataforma y empezar a digitalizar el control de presencia de inmediato. La herramienta es intuitiva, por lo que no hace falta ser un experto para usarla; tus empleados podrán fichar su jornada diaria con unos pocos clics, y toda la información quedará almacenada de forma segura y disponible para cuando la Inspección la solicite. Itcons.app también te permite gestionar ausencias, vacaciones y otros partes de trabajo, aportando un valor añadido más allá del simple fichaje.
¿Listo para olvidarte del papel y evitar multas? ¡Digitaliza ya el control horario de tu pyme! Crea tu sitio en itcons.app y descubre lo fácil que es cumplir con la nueva normativa del registro de jornada digital. No dejes esta obligación para el último momento: con una solución como itcons.app, convertirás el trámite del registro horario en un proceso simple, efectivo y beneficioso para tu empresa. ¡Tu negocio y tus empleados te lo agradecerán!