Manual: Órdenes de trabajo – itcons.app

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Manual: Órdenes de trabajo – itcons.app

Órdenes de trabajo

Cómo crear una orden de trabajo

Desde Web

Desde Android / ios

Recibir una orden de trabajo en la APP

Que es un tipo de orden de trabajo

Gestión de órdenes de trabajo

Informes de órdenes de trabajo

Qué relación existe entre las órdenes de trabajo y los partes de trabajo

Qué diferencias hay entre una instalación con o sin Ordenes de trabajo activas

Órdenes de trabajo

Las órdenes de trabajo son un módulo que se puede activar o desactivar para toda la instalación o sólo para un grupo de usuarios. Con las órdenes de trabajo activas el flujo de uso se modifica con respecto a una instalación con sólo Partes de Trabajo.

Con el módulo de órdenes de trabajo activo, en itcons.app, definimos el flujo de uso de la siguiente forma:

1.- Un gestor o administrador genera las ordenes de trabajo y las asigna al resto de los usuarios. (desde web o desde app)

2.- El usuario asignado recibe la orden de trabajo en su app.

3.- El usuario Realiza, ejecuta el trabajo asignado.

4.- El usuario desde la orden de trabajo pasa a elaborar el parte de trabajo, como un reporte del trabajo finalmente realizado.

5.- el gestor de proyectos o el administrador recibe el parte de trabajo.

En resumen, la orden de trabajo es una asignación de trabajos, PREVIA a la ejecución real de los trabajos (lo previsto). Y el parte de trabajo es el reporte POSTERIOR al trabajo, donde se indica lo que finalmente se ha realizado (lo realizado).

Una orden de trabajo puede contener más de un parte de trabajo, por ejemplo si una incidencia ha requerido dos desplazamiento la orden de trabajo contendrá dos partes de trabajo. En cambio, un parte de trabajo sólo puede relacionarse con una orden de trabajo.

Cómo crear una orden de trabajo.

La orden de trabajo se puede crear cuando un usuario dispone de los permisos pertinentes para esa labor. Un usuario con el rol administrador siempre puede crear órdenes de trabajo (si el módulo está activo), un usuario Gestores de Proyectos puede crear órdenes de trabajo, pero relacionándolos a los proyectos que este gestiona. Un usuario móvil, puede crear órdenes de trabajo si en su ficha de usuario esta función está habilitada.

Desde Web

Un usuario Gestor de Proyectos o administrador desde un entorno web, acceder a la vista del listado de ordenes y dispone del botón “crear orden” situado en la esquina superior derecha del listado de órdenes de trabajo. Pulsando sobre le botón procede a crear una orden de trabajo.

Al clicar en crear orden, aparece la ventana con el formulario de la orden, que incluye el título, el proyecto relacionado, tipo de orden, prioridad fecha inicio fin grupos de usuarios asignados, usuarios asignados, información de la orden y la sección de archivos adjuntos. Una vez cumplimentado estos datos hay que clicar en crear orden para que se guarde.

En la vistea de cada orden se ve arriba a ala derecha los posibles estados que puede tener la orden y los botones para editarla, duplicarla y eliminarla.

Para los usuarios administradores y gestores de proyectos se añade una sección como esta:

Donde aparece la información sobre qué usuarios han recibido, leído, ejecutado, completado y anulado la orden de trabajo. En la parte lateral derecha se puede ver la actividad que ha tenido la orden, para hacer un seguimiento.

El usuario puede acceder a los envíos de partes de trabajo relacionados con la orden de trabajo.

Desde Android / ios

El usuario con permisos suficientes puede desde un entorno móvil tipo Android crear órdenes de trabajo.

Al pulsar el botón para crear una orden, aparece el formulario de la orden en el dispositivo:

En este formulario el usuario puede añadir el título de la orden pulsando el campo correspondiente

En cuanto a la fecha inicio y final pulsar el campo a rellenar

apareceré el calendario correspondiente. Para modificar el año, basta con pulsar sobre el año, el mes pulsar las flechas y el día basta con pulsar el día correspondiente:

El campo prioridad, se puede seleccionar el grado de importancia de esta.

Lo mismo con el campo tipo de orden, que despliega todos los tipos de ordenes definidios por el administrador desde el entorno web.

El proyecto vinculado también se puede elegir en el siguiente desplegable entre todos los proyectos que el usuario administrador no haya archivado previamente y donde el gestor de proyecto este asignado como usuario.

Para seleccionar el estado de la orden, se selecciona entre los cuatro estados que dispone itcons.app.

El siguiente campo a rellenar se corresponde con el de los usuarios asignados a esa orden, el cual solo se podrá rellenar si previamente se ha indicado el proyecto, puesto que en función del proyecto seleccionado se mostrarán unos usuarios u otros, en función de la asignación de usuarios a proyectos.

La información de la orden se rellena como texto libre, donde se añade todo lo necesario para que el usuario que recibe la orden de trabajo conozca cuál es el proceso que debe seguir o el trabajo asignado.

Por último, aparece el campo de archivos adjuntos, por si tienen la necesidad de adjuntar, planos, fotografías, etc.

Recibir una orden de trabajo en la APP

Los usuarios que hayan sido asignados a la orden les llega una notificación informándoles:

Tras pulsar sobre la notificación, se muestra la ficha de la orden de trabajo con la información que se muestra en una pantalla de este estilo:

Los botones superiores son, ejecutar una orden (cambio de estado).

Para indicar que la orden esta en ejecución, pulsar sobre la bandera:

Para indicar que la orden de trabajo está completada pulsar sobre:

Si se desea anular la orden de trabajo pulsar sobre la equis:

El título/nombre de la orden aparece en la esquina superior izquierda.

La fecha de inicio y fin de esta está en la esquina superior derecha

El número de la orden, el estado y la prioridad aparecen a continuación

El usuario móvil podrá crear un parte pulsando crear parte (una vez realizado el trabajo):

El siguiente bloque de información es el nombre del proyecto relacionado con esa orden, el nombre del usuario que ha creado la orden y la información de la orden para el operario, respectivamente:

Lo siguiente y último de la pantalla de la orden en el dispositivo móvil es el apartado de los archivos adjuntos a la orden, el usuario si pulsa en uno de ellos lo podrá visualizar y/o descargar

El usuario móvil desde un entorno web, seguirá teniendo las funcionalidades asignadas por el usuario administrador, con la diferencia que la visualización de la aplicación es evidentemente diferente en el entorno web.

Que es un tipo de orden de trabajo.

La función tipo de orden de trabajo sirve para distintos propósitos. Puede simplemente servir como elemento clasificador de las órdenes de trabajo. Pudiendo por ejemplo crear un tipo de orden preventivo y otro correctivo o un tipo de orden internas, otro tipo denominada externas y un último tipo de orden denominadas intragrupoempresarial. En resumen, en estos ejemplos, se han creado tipos de órdenes de trabajo para poder clasificar las órdenes de trabajo en función de su naturaleza.

Pero la función de tipo de órdenes puede ser usada para un propósito enfocado al flujo de trabajo, es decir, para además de usarse para clasificar órdenes de trabajo hacer uso de esta función para determina que modelo de parte de trabajo debe rellenarse en función del tipo de orden de la orden de trabajo. En un ejemplo concreto, tenemos una orden de trabajo del tipo “interna” y se ha definido que en el caso de rellenar partes de trabajo sobre órdenes de trabajo del tipo interno se debe realizar con el modelo de partes de trabajo denominado “interno”, ya que el diseño del parte de trabajo es el adecuado para este tipo de orden de trabajo, pues gracias a la función de tipo de órdenes de trabajo se puede definir y delimitar que los partes de trabajo relacionados con órdenes de trabajo del tipo “interno” deben ser rellenados con el modelo de partes de trabajo diseñado expresamente para este propósito y denominado “partes de trabajo internos”

Gestión de órdenes de trabajo

El usuario Gestor de Proyecto y el Administrador tienen las características de gestionar las órdenes de trabajo en la aplicación desde el entorno web o móvil. En el caso de la web, las órdenes al igual que los partes tienen estados, en este caso cinco posibles, pendientes, completar, anular y en ejecución. Los estados pueden gestionar desde la ventana de la lista de las ya creadas donde se puede seleccionar varias y elegir su estado mediante la pestaña inferior.

Desde la lista, se puede editar o descargar una orden con los botones , respectivamente.

Al acceder a una orden en concreto haciendo clic sobre esta, en la esquina superior derecha aparece nuevamente el botón descarga, editar, duplicar completar, anular o eliminar respectivamente.

Otra parte de la ficha de la orden rellenada que da información al usuario que debe gestionarlas es los estados de la orden, donde dice que usuarios y cuando se ha modificado dicho estado.

Una orden se completa cuando ya están todos sus partes relacionados aceptados, es decir, el trabajo a finalizado. Un orden se anula cuando el trabajo se ha suspendido por alguna razón en concreto. La orden se puede encontrar en ejecución cuando los usuarios han pulsado la opción en la aplicación , es decir, los usuarios han empezado a realizar el trabajo. Por último, una orden puede estar pendiente si los usuarios un no han rellenado ningún parte relacionado, pero si han recibido y leído la orden. Las órdenes solo se pueden eliminar si no tienen partes relacionados.

En el entorno móvil, al pulsar en una orden ya creada, el usuario habilitado para gestionar las órdenes puede pulsar ejecutar la orden, completar la orden , anular la orden o editar la orden .

Se puede filtrar el listado de ordenes desde el entorno móvil pulsando el icono de filtro situado arriba a la derecha del listado. Los filtros son:

Por proyecto, fecha inicio fin, prioridad y usuarios.

Informes de órdenes de trabajo

El informe de las órdenes es una opción que aparece junto al botón crear orden, en el listado de estas, solo en entorno web, para tener aún más información de lo que se ha estado haciendo relacionado con las órdenes de trabajo y los partes. El informe se puede obtener relacionando siempre un tipo de orden, luego se puede filtrar por proyectos, fecha inicio fin estados de orden, estados de partes e incluir las ordenes que no tienen partes y los partes que no tienen órdenes en el informe. Lo que se obtiene es una tabla resumen de cada tipo de orden y sus partes relacionados todo en formato PDF. Los partes sin ordenes aparecerán junto a los partes que se relacionan a los tipos de ordenes por su modelo de parte.

Qué relación existe entre las órdenes de trabajo y los partes de trabajo.

La relación de los partes con las ordenes se da ya que, los partes son la forma que tendría una empresa de registrar el trabajo realizado de cada operario/trabajador y estos pueden estar relacionados con alguna orden de trabajo, que es el documento donde se les notifica a los operarios el trabajo que deben realizar. Es decir, una orden puede tener n partes de trabajo relacionados.

En la aplicación se ve reflejada esta relación en el tipo de orden al crear una orden ya que, de esa manera relaciona el modelo de parte de trabajo con dicha orden.

Y el botón crear parte que aparece en la ficha de la orden rellenada, de esa manera los partes creados por esta vía aparecerán en Partes de trabajo relacionados.

Qué diferencias hay entre una instalación con o sin Ordenes de trabajo activas.

Una instalación con órdenes de trabajo tendrá habilitado siempre el módulo de la aplicación Órdenes de Trabajo, el cual te permite crear las órdenes y gestionarlas. Esto les viene bien a las empresas que necesitan notificarles a sus empleados el trabajo a realizar a modo de aviso en sus dispositivos móviles y lo quieren hacer desde un solo entorno, en este caso itcons.app.

Una instalación sin órdenes de trabajo no verá nada reflejado de este módulo en su instalación, solo tendrá los partes de trabajo y proyectos. En este caso en entorno web, solo aparecen las pestañas administración y partes. En entorno móvil solo aparece proyectos y partes (si es administrador o gestor de proyectos, a usuario móvil solo aparece pestaña partes)

Si se quiere activar o desactivar este módulo, póngase en contacto con nosotros: soporte@itcons.app.