Aceptar o rechazar registros desde la vista Kanban

Introducción

La vista Kanban permite revisar registros por estado y cambiar su situación sin tener que abrirlos uno a uno. Un registro puede ser un parte de trabajo, una hoja de gastos, una checklist u otro formulario configurado en Itcons.app.

Esta función es especialmente útil cuando se combina con un dato destacado del registro, porque permite identificar rápidamente la información importante antes de aceptar o rechazar.

Quién puede aceptar o rechazar registros

La aceptación y el rechazo desde la vista Kanban están disponibles para usuarios con permisos de gestión, como el rol Administrador y el rol Gestor de Proyectos.

Si no ves las opciones para aceptar o rechazar, revisa el rol del usuario y los permisos configurados en tu sitio.

Estados que se pueden cambiar desde Kanban

• Un registro en estado Pendiente de completar todavía no se puede aceptar ni rechazar, porque está pendiente de que la persona que lo creó termine de rellenarlo y lo envíe.
• Un registro en estado Enviado se puede aceptar o rechazar.
• Un registro en estado Aceptado se puede rechazar si necesitas corregir su estado.

Aceptar o rechazar desde la vista Kanban

Para cambiar el estado de un registro desde Kanban, sigue estos pasos:

1. Entra en el listado de registros del modelo que quieras revisar.
2. Cambia a la vista Kanban.
3. Localiza el registro que quieres gestionar.
4. Comprueba su estado actual y la información visible en la tarjeta.
5. Usa la acción Aceptar o Rechazar, según corresponda.
6. Confirma el cambio si la aplicación lo solicita.

Después de realizar la acción, el registro se moverá al estado correspondiente y quedará actualizado para el resto de usuarios con acceso.

Cuándo conviene abrir el registro

La vista Kanban sirve para gestionar cambios rápidos de estado. Aun así, conviene abrir el registro antes de decidir cuando necesites revisar todos sus datos, adjuntos, firmas, comentarios o cualquier información que no aparezca en la tarjeta.

Desde dentro del propio registro también puedes realizar estas acciones y, según la configuración, pueden aparecer opciones adicionales, como volver a dejar un registro enviado en estado pendiente de completar.

Buenas prácticas

• Configura un dato destacado que ayude a identificar cada registro en la tarjeta Kanban.
• Revisa los registros rechazados para comunicar claramente qué debe corregirse.
• Usa la vista Kanban para gestión rápida y abre el registro cuando necesites una revisión completa.
• Forma a los usuarios sobre qué significa cada estado en vuestro flujo de trabajo.