Crear y enviar un registro desde la app

Introducción

En esta entrada explicamos cómo un usuario móvil puede crear, rellenar y enviar un registro desde la app de Itcons.app. Un registro puede ser un parte de trabajo, una hoja de gastos, una checklist u otro formulario configurado por la empresa.

El proceso depende del modelo asignado al usuario. Cada modelo define qué datos debe rellenar, qué campos son obligatorios, si se necesita firma y qué flujo de revisión tendrá el registro una vez enviado.

Requisitos previos

Antes de que el usuario móvil pueda crear registros desde la app, un administrador debe preparar la configuración básica:

• Crear o revisar el modelo que se va a utilizar.
• Asignar el modelo al usuario móvil o al grupo de usuarios correspondiente.
• Comprobar que el usuario tiene acceso al sitio correcto.
• Revisar si el modelo requiere firma, firma en remoto, multifirma u otras validaciones.

Si necesitas configurar el modelo antes, puedes consultar la guía sobre cómo crear un modelo en Itcons.app.

Acceder a la app

El usuario puede acceder desde la app instalada o desde el acceso web de Itcons.app.

1. Abre la app o entra en app.itcons.app.
2. Indica el email del usuario o el nombre del sitio.
3. Pulsa Siguiente.
4. Cuando se cargue el sitio correspondiente, introduce el email y la contraseña.
5. Inicia sesión.

Crear un nuevo registro

Una vez dentro de la app, el usuario verá los modelos que tiene disponibles. Para crear un nuevo registro:

1. Selecciona el modelo que quieres rellenar.
2. Pulsa la opción para crear un nuevo registro.
3. Rellena los datos generales y los campos definidos en el modelo.
4. Guarda los cambios si necesitas continuar más tarde o completa el registro si ya tienes toda la información.

Mientras el registro no se envíe, normalmente queda en estado Pendiente de completar. Este estado indica que todavía lo está preparando la persona que lo creó.

Datos habituales del registro

Los datos disponibles dependen de cada modelo, pero pueden incluir campos generales y campos personalizados. Entre los datos habituales puedes encontrar:

• Proyecto o cliente asociado.
• Fecha del registro.
• Usuario asignado.
• Notas o comentarios.
• Campos específicos del modelo, como texto, número, fecha, hora, imagen, firma, lista de opciones, recurso, orden de trabajo u otros.

Si el módulo de órdenes de trabajo está activo y el modelo lo permite, también puede aparecer la opción de relacionar el registro con una orden concreta.

Rellenar los campos del modelo

Completa los campos siguiendo el orden del formulario. Algunos datos pueden ser obligatorios y otros opcionales, según la configuración realizada por el administrador.

• Si un campo es obligatorio, debe completarse antes de enviar el registro.
• Si el modelo incluye imágenes o adjuntos, añádelos desde el apartado correspondiente.
• Si el modelo incluye firma, revisa si debe firmarse antes o después del envío.
• Si trabajas sin conexión, comprueba después que la información se ha sincronizado correctamente.

Enviar el registro

Cuando hayas completado la información necesaria, envía el registro desde la app:

1. Revisa que los datos obligatorios estén completos.
2. Pulsa la acción de envío, representada normalmente con una flecha o icono de enviar.
3. Confirma el envío si la aplicación lo solicita.
4. Comprueba que el registro cambia de estado.

Al enviarlo, el registro deja de estar pendiente de completar y pasa al siguiente estado del flujo configurado. En muchos casos quedará como Enviado, listo para revisión o validación.

Qué ocurre si hay firmas obligatorias

Si el modelo tiene firmas obligatorias, el registro puede enviarse pero quedar pendiente de completar las firmas necesarias. La configuración del modelo define si la firma se realiza en el dispositivo, en remoto o mediante multifirma.

Antes de dar el registro por finalizado, revisa que todas las firmas requeridas se hayan completado correctamente.

Buenas prácticas

• Rellena los campos obligatorios antes de intentar enviar.
• Revisa el proyecto, cliente o referencia antes de confirmar el envío.
• Añade notas claras cuando el registro necesite revisión posterior.
• Comprueba que las imágenes, adjuntos y firmas se han guardado.
• Sincroniza la app si has trabajado con conexión inestable o sin conexión.

Problemas frecuentes

No aparece el modelo que necesito

Comprueba que el modelo está activo y asignado al usuario móvil. Si no aparece, contacta con un administrador del sitio.

No puedo enviar el registro

Revisa si falta algún campo obligatorio, firma, adjunto requerido o dato necesario para completar el modelo.

El registro no cambia de estado

Actualiza o sincroniza la app. Si el problema continúa, revisa la conexión y contacta con soporte o con el administrador del sitio.