Los partes de trabajo y las órdenes de trabajo son herramientas fundamentales para empresas y autónomos que necesitan gestionar su día a día. Todavía hay muchas organizaciones que utilizan el formato papel y ya es hora de dejar soportes obsoletos para utilizar Itcons.app, una aplicación que apuesta por la transformación digital. Este tipo de documentos facilitan mucho el trabajo de los siguientes sectores:
- Sector de la construcción.
- Empresas de calderería.
- Empresas de instalación y mantenimiento de ascensores.
- Sector industrial.
- Sector de instalaciones y mantenimiento.
- Sector transporte.
- Sector servicios.
- Sector limpieza.
¿Qué es un parte de trabajo?
Es un documento que puedes elaborar desde Itcons.app para recoger información sobre las tareas realizadas. Puedes informar sobre distintas acciones como una jornada laboral, un mantenimiento o una acción. Por ello, cada empresa tiene la posibilidad de adaptar el diseño de cada formulario dependiendo de las necesidades específicas.
Para elaborar un parte de trabajo puedes escoger un modelo predeterminado o crear uno desde cero, según las necesidades específicas de tu empresa. Cada documento incluye los siguientes aspectos:
- Puedes crear tantos datos de tipo hora que necesites. Por ejemplo, el tiempo que necesita un empleado para completar la tarea o anotar el inicio y el final de tu jornada laboral.
- Descripción de cada tarea realizada.
- Puedes crear diferentes desplegables con las opciones que necesites.
- Cada parte de trabajo en Itcons.app incluye una fecha por defecto que corresponde con el reporte enviado.
- Registro de cada material que utilizas para la tarea.
- Puedes agregar imágenes a tus reportes para mostrar evidencias del trabajo que has realizado.
- Tienes la opción de activar la geolocalización para completar la información horaria.
- Firma de la persona responsable en completar el parte de trabajo.
- Añadir notas.
¿Para qué sirven?
Son documentos que recogen información para mejorar la eficiencia y la productividad de los equipos de trabajo.
Cada reporte es muy práctico tanto para los empleados de la empresa como para los encargados. Por un lado, cada compañero de trabajo tendrá acceso a información de cada cliente, estado actual, partes realizados, etc. Por otro lado, los gerentes pueden utilizar los informes para verificar cada tarea y obtener conclusiones de cada una de ellas.
En definitiva, los partes son herramientas fundamentales para que las empresas y sus correspondientes equipos puedan reportan cada trabajo. Antes se realizaban en papel, pero gracias a la transformación digital podemos trabajar mediante un software en la nube. Por ello, Itcons.app te ofrece las siguientes alternativas en plena época digital:
- Aplicación Android (smartphone o tablet).
- Aplicación iOs (smartphone o tablet).
- Formato web (ordenador)
¿Qué es una orden de trabajo?
La orden de trabajo es una funcionalidad diferente, pero que combina a la perfección con los partes de trabajo. Esta herramienta organiza y controla el flujo de trabajo de una empresa mediante avisos que recibe el trabajador con información detallada para poder ejecutar la acción.
Cada orden de trabajo incluye los siguientes aspectos:
- Nombre de la orden precisa que quieres comunicar.
- Asignar cada una a un proyecto en concreto para facilitar a organización.
- Puedes establecer el tipo de prioridad para que los equipos de trabajo tengan claro que tarea tienen que completar primero. (baja, media, alta, urgente).
- Asignar hora y fecha del trabajo que tiene que realizar cada usuario.
- Seleccionar el usuario que tienen que finalizar la tarea.
- Posibilidad de añadir información adicional para completar la orden.
- Adjuntar archivos.
Tipos de órdenes de trabajo
En itcons.app puedes crear órdenes de trabajo correctivas y preventivas, pero también ofrecemos la posibilidad de crear una propia para gestionar correctamente tu flujo de trabajo.
- Correctiva: Funcionan por encargo del cliente para solucionar un problema que se a producido. Por ejemplo, un cliente llama a la empresa de calefacción porque una pieza de la caldera se ha roto. En este caso, la empresa registra la petición y crea una orden de trabajo para que un trabajador tenga la información necesaria para solucionarlo. Acto seguido el trabajador elabora el correspondiente parte de trabajo que está asignado a la orden.
- Preventiva: Regulados bajo un contrato previo de mantenimiento establecido con el cliente. Por ejemplo, el cliente anterior firma un contrato con una empresa de fontanería para fijar una revisión anual. En este caso, el cliente no tiene que avisar porque el técnico de la empresa recibirá automáticamente una orden de trabajo asignada a un parte para finalizar la revisión.
Por otro lado, tienes la posibilidad de crear un tipo de orden propia para gestionar una actividad concreta de tu empresa. En cuanto a la configuración, puedes asignarlo a un modelo de parte y añadir las siguientes funcionalidades:
- Agrupar órdenes.
- Añadir fecha inicio a secuencia de crear orden.
- Añadir fecha fin a secuencia de crear orden.
- Añadir prioridad a secuencia de crear orden.
- Fecha de parte relacionado igual a fecha inicio de la orden.
- Activar unidad de medida
Ejemplos prácticos
Ahora te preguntarás, ¿en qué sectores puedo este tipo de herramientas para organizar mi flujo de trabajo? A continuación enumeraré varias para que puedas ver donde es una buena oportunidad utilizar estas dos herramientas:
- Mantenimiento de edificios.
- Instalaciones y mantenimientos eléctricos.
- Instalación y mantenimiento de ascensores.
- Mantenimiento de máquinas.
- Mudanzas y traslados.
Ambas herramientas trabajan juntas a la perfección para que las empresas puedan registrar toda la información importante: asignación previa de trabajos y cumplimiento de las tareas.
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