Manual: Usuarios – Itcons.app

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Manual: Usuarios – Itcons.app

Como crear y gestionar usuarios

Tipos de usuarios (roles)

Gestor de proyectos desde App

Gestor de proyectos desde web

Administrador desde web

Administrador desde APP

Usuarios

En itcons.app existen tres tipos de usuarios: Los usuarios móviles, los usuarios gestor de proyectos y los usuarios administrador. Estos roles de usuarios se definen en la ficha de usuarios y en resumen estos roles se definen de la siguiente forma:

Usuario Administrador: es el usuario que controla toda la instalación accede a todos los envíos de partes de trabajo, a todas las órdenes de trabajo, a todos los proyectos independientemente de si está o no asignado directamente a los mismos.

Usuario Gestor de proyectos: este usuario accede a todos los envíos de partes de trabajo así como a todas las órdenes de trabajo, pero sólo los relacionados a los proyectos donde este tipo de usuario este asignado. Y a diferencia del usuario administrador, este no puede crear usuarios, ni recursos, ni crear nuevos modelos de partes de trabajo.

Usuario móvil: este usuario simplemente rellena sus partes de trabajo sobre los proyectos donde está asignado y recibe las órdenes de trabajo que le hayan sido asignadas.

Como crear y gestionar usuarios

Para crear los usuarios de la aplicación, primero debe asegurarse que es usted tiene asignado el rol de usuario administrador de la instalación, (el usuario con el que se dio de alta siempre por defecto es un usuario administrador) Y tener claro que el usuario administrador es el único que puede crear un usuario y siempre desde el entorno web.

Para esto diríjase a la pestaña “Administración” -> “Usuarios”.

Luego aparecerán la lista de los usuarios que estén creados previamente.

Para crear un usuario, se pulsa el botón

Aparece el entorno donde se puede crear/editar los usuarios de la instalación.

Para editar el usuario se pulsa el botón

que aparece en la lista de usuarios anterior.

Para seleccionar el rol que tendría el usuario hay que seleccionar en el campo

entre los 3 posibles, administrador, gestor de proyecto y usuario móvil. Un usuario puede tener 2 o todos los roles posibles.

Si se quiere agrupar los usuarios, se pueden crear grupos de estos, para que las asignaciones a los demás campos de la app sean más rápidos.

Para habilitar o deshabilitar un usuario en la aplicación basta con marcar o desmarcar la casilla correspondiente

Para activar o desactivar acciones de los usuarios en la aplicación igual que antes basta con marcar o desmarcar la cosilla adecuada.

Para la asignación de proyectos creados en la instalación y modelos de partes adecuados a los usuarios, se tienen que asignar en los campos siguientes:

Cualquier modificación de los usuarios de la aplicación, para que se efectúen, hay que pulsar al final el botón

y así mismo, si se quiere eliminar un usuario, mientras no esté asignado a ningún otro campo de la aplicación, se pulsa el botón

Las acciones de habilitar, inhabilitar y borrar usuarios se pueden hacer desde el listado de usuarios, seleccionando los usuarios correspondientes y seleccionar en el desplegable inferior la acción necesaria, pulsando al final ok.

Tipos de usuarios (roles)

Los diferentes roles o tipos de usuarios de la aplicación como se mencionaban antes son 3: administrador, gestor de proyectos y usuario móvil.

El usuario administrador está pensado para que pueda tener todas las facultades de la aplicación, en entorno web y entorno móvil. Es por lo que este usuario le interesaría poder acceder por los dos medios disponibles y es el único que puede acceder, crear y editar los modelos de partes de trabajo desde el entorno web.

El usuario Gestor de Proyectos es parecido al administrador, pero con menos facultades en la aplicación, puede y está pensado para que opere desde los dos medios disponibles (web y móvil), puede aceptar partes, crear y gestionar ordenes de trabajo, pero no tendría por qué crear los modelos de parte, editarlos o crear directamente los proyectos de la instalación.

El usuario móvil está pensado para que solo pueda rellenar los documentos que se le asigne, como los diferentes modelos de pates que pueda tener la instalación, aunque también podría tener acceso a la información de las ordenes de trabajo, si la forma de trabajar de la empresa así lo amerita. Está pensado para que acceda solo por los dispositivos móviles, pero puede acceder por el entorno web, con las limitaciones que así le adjudique el usuario administrador.

Usuario móvil desde APP

El usuario móvil desde un entorno móvil tipo Android tiene las facultades en la aplicación que el usuario administrador le habilite, desde el editor de usuario. Este rol en cualquier dispositivo móvil suele tener una configuración de este tipo en el editor de usuario:

De esta forma el usuario administrador se asegura que sus usuarios móviles u operarios puedan rellenar los partes de trabajo, relacionados a una orden de trabajo.

Usuario móvil desde web

El usuario móvil desde un entorno web, seguirá teniendo las funcionalidades que le haya asignado el usuario administrador, con la diferencia que la visualización de la aplicación es evidentemente diferente en el entorno web.

Gestor de proyectos desde App

El usuario Gestor de Proyectos desde un entorno móvil tipo Android, está pensado para tener estas características asignadas por el usuario administrador desde el entorno web. Este tipo de usuario puede ser usuario móvil a la vez que Gestor de Proyectos y también, está pensado para crear las ordenes de trabajo desde el móvil, que puedan estar relacionadas con los proyectos creados por el administrador (en algunos casos el gestor también puede crear proyectos).

El Gestor de Proyectos en instalación con órdenes de trabajo, tiene la siguiente vista inicial en el dispositivo, la lista de las ordenes creadas en la instalación, con la diferencia que este puede crear una con el botón . Se clasifican en dos pestañas las pendientes y las completadas.

Al pulsar el botón para crear una orden, aparece el formulario de la orden en el dispositivo:

Para gestionar los partes de trabajo, el usuario entra en la opción Partes de Trabajo del menú principal, le aparecerá la lista de los partes realizados hasta ese momento, clasificada nuevamente en dos opciones, los últimos y los borradores. El usuario también puede filtrar la información en su búsqueda, al igual que en las ordenes, pulsando el botón correspondiente

Al igual que en las órdenes para crear un parte nuevo, se pulsa el botón que aparece en el listado y se selecciona el modelo correspondiente para crear el parte sin orden relacionada o ir la orden correspondiente y pulsar crear parte, si va relacionado con orden de trabajo. Dependiendo de cómo sea el flujo de trabajo puede o no llegarle un aviso de la orden creada.

El usuario puede gestionar los partes desde su dispositivo, pulsando sobre algun parte rellenado. Si quiere descargar una copia en PDF, debe asegurarse que el parte esté firmado para que aparezca el botón de descarga . Si se quiere cambiar de estado el parte, se pulsa y se elige el adecuado.

Gestor de proyectos desde web

El usuario Gestor de Proyectos desde un entorno web, tiene las funcionalidades asignadas por el usuario administrador. La vista de desplegables del lado izquierdo de la pantalla muestra lo siguiente:

Donde el usuario puede acceder a los partes, a las ordenes (siempre y cuando el módulo este activo) y a los proyectos.

La vista del listado de ordenes es la misma que se menciona en Usuario móvil desde web la diferencia en este caso es que se puede crear la orden

y editarla

Así mismo puede acceder por la pestaña partes de trabajo (sólo por este medio si es instalación sin órdenes) a la lista de los partes ya creados de cada modelo.

Administrador desde web

El usuario Administrador desde un entorno web, tiene capacidad para manejar todas las funciones posibles de la aplicación, en cualquiera de los entornos posibles (web y móvil), pero está ideado y diseñado para que sea alguien que trabaja en oficina, con la función de enviar y recibir información de los usuarios que se encuentran en campo.

La ventana principal que ve el administrador es la siguiente:

En ella monitoriza a través de lo que se denomina “dashboard”, o ventana general, donde puede aparecer la información de lo que se ha estado haciendo relacionado con los diferentes módulos de la aplicación, proyectos creados, clientes creados, partes creados de cada modelo y las ordenes creadas. Clicando en cualquier información en este resumen, el usuario administrador es direccionado a la misma, de forma más rápida.

Este usuario tiene la pestaña Administración donde puede crear/editar los diferentes usuarios, grupos de usuarios, categorías, recursos, clientes, proyectos y mis empresas.

Para el apartado usuarios, el administrador puede acceder clicando sobre la pestaña y aparecen el listado de los usuarios creados:

Es aquí donde busca usuarios entre el listado aplicando filtros que se ven en la parte superior (nombre, habilitado, roles, grupos, proyectos) y también podrá crear nuevos usuarios .

La pestaña Grupos, de forma similar, sirve para gestionar los grupos de usuarios creados o para crearlos. Se pueden filtrar por id, nombre o grupo padre (grupo que engloba a otro). Al clicar en crear grupo o en editar (lápiz), se podrá poner el nombre de este, los usuarios que pertenecen y el grupo global o padre al que puede pertenecer.

Los grupos pueden ser usados para organizar los usuarios por delegaciones, dependencias, etc. posteriormente tanto las ordenes de trabajo como los modelos de partes de trabajo, así como los proyectos pueden ser asignados a un grupo de usuario en lugar de a un usuario en concreto.

Administrador desde APP

El usuario Administrador desde un entorno móvil tipo Android también puede acceder desde el dispositivo móvil. Este funciona con las características de los otros tipos de usuarios (gestor y móvil) vistos anteriormente, más lo añadido que tiene como administrador.

Una de las diferencias es que siempre se verá la siguiente pantalla en el menú principal de la aplicación, con las opciones de acceder a las órdenes de trabajo, partes de trabajo y proyectos, las cuales se pueden gestionar por el administrador desde el dispositivo.

Si el usuario quiere acceder a las órdenes de trabajo, lo puede hacer pulsado la opción Órdenes de trabajo del menú principal y entrará en el listado de ordenes creadas, las cuales se clasifican en dos pestañas, las pendientes (que aún no han concluido/completado) y las completadas. En esta vista, el usuario puede usar filtros para realizar alguna búsqueda pulsando el botón filtros por proyecto, fechas inicio fin, prioridad y usuario.

Este usuario puede crear una orden desde su dispositivo al pulsar el botón añadir . La vista y el modo de completar el formulario de orden es la misma en usuario Gestor de Proyectos

Para gestionar los partes de trabajo, el usuario entra en la opción Partes de Trabajo del menú principal, le aparecerá la lista de los partes realizados hasta ese momento, clasificada nuevamente en dos opciones, los últimos y los borradores. El usuario también puede filtrar la información en su búsqueda, al igual que en las ordenes, pulsando el botón correspondiente

Al igual que en las órdenes para crear un parte nuevo, se pulsa el botón que aparece en el listado y se selecciona el modelo correspondiente para crear el parte sin orden relacionada o ir la orden correspondiente y pulsar crear parte, si va relacionado con orden de trabajo. Dependiendo de cómo sea el flujo de trabajo puede o no llegarle un aviso de la orden creada.

El usuario puede gestionar los partes desde su dispositivo, pulsando sobre algun parte rellenado. Si quiere descargar una copia en PDF, debe asegurarse que el parte esté firmado para que aparezca el botón de descarga . Si se quiere cambiar de estado el parte, se pulsa y se elige el adecuado.

Por último, otra de las cualidades del administrador desde el móvil es la creación y gestión de los proyectos. En este caso el usuario administrador puede buscar el proyecto por su nombre utilizando la opción .

Para crear un proyecto se pulsa el botón que aparece en el listado y aparece la ficha para ir rellenando la información que puede tener dicho proyecto.